Wie bereiten Sie das Übergabeprotokoll vor?
Ein nachvollziehbares Übergabeprotokoll entsteht nicht erst bei der Unterschrift, sondern durch eine feste Schrittfolge vor der Rückgabe des Leasingfahrzeugs. Sie erfassen zuerst die Identität des Fahrzeugs, dann den Kilometerstand und den Betriebszustand, danach sichtbare Schäden und zuletzt das mitgegebene Zubehör. Jeder Schritt sollte im Protokoll so stehen, dass eine dritte Person die Angabe ohne mündliche Erklärung zuordnen kann.
Bereiten Sie die Unterlagen vor dem Termin geordnet vor: Zulassungsbescheinigung, Leasingvertrag, frühere Zustandsberichte, Servicebelege und eine leere Bildliste. Prüfen Sie, ob das Formular des Leasinggebers Felder für alle genannten Punkte enthält. Fehlt ein Feld, nutzen Sie ein freies Bemerkungsfeld und verweisen Sie dort auf die fortlaufende Nummer Ihrer eigenen Liste. So bleibt die Reihenfolge auch dann lesbar, wenn das Formular knapp gestaltet ist.
Fahrzeug, Kilometerstand und Betriebszustand
Tragen Sie die Fahrzeugidentifikationsnummer, das amtliche Kennzeichen, die Leasingvertragsnummer, den Rückgabeort und das Datum so ein, wie sie in Zulassungsbescheinigung und Vertrag stehen. Notieren Sie die anwesenden Personen mit Namen und Funktion, etwa Fahrer und Mitarbeiter der Rücknahmestelle. Abweichungen bei Schreibweise, Baujahr oder Ausstattungslinie gehören sichtbar ins Protokoll und sollten vor der Unterschrift geklärt werden, damit später kein Zweifel am betroffenen Fahrzeug entsteht.
Lesen Sie den Kilometerstand bei stehendem Fahrzeug direkt vom Kombiinstrument ab und übertragen Sie jede Ziffer. Vermerken Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Ablesung. Zeigt ein Bordcomputer oder ein Serviceausdruck einen anderen Wert, schreiben Sie beide Werte mit ihrer Quelle auf. Ergänzen Sie Kraftstoffstand oder Ladestand, leuchtende Kontrolllampen und auffällige Geräusche in kurzen Sachaussagen. Ein solcher Hinweis beschreibt den Zustand und ist keine technische Diagnose.
Schäden beschreiben und belegen
Gehen Sie das Fahrzeug in einer festen Reihenfolge ab, von vorn links über die Seiten nach hinten und anschließend durch den Innenraum. Prüfen Sie Karosserie, Stoßfänger, Felgen, Verglasung, Sitze, Ladekante und den Unterboden, soweit er ohne Anheben sichtbar ist. Jeder Befund erhält eine fortlaufende Nummer sowie Bauteil, Lage, Art und ungefähre Ausdehnung, zum Beispiel Kratzer an der rechten Vordertür unterhalb des Griffs in etwa einer Handbreite.
Fotografieren Sie jeden nummerierten Befund mit einer Übersicht und einer Nahaufnahme, sodass die Position am Fahrzeug erkennbar bleibt. Verwenden Sie dieselbe Nummer im Dateinamen oder in einer Bildliste. Unterscheiden Sie neue Beobachtungen von bereits dokumentierten Vorschäden, wenn ältere Fotos oder Protokolle vorliegen. Schreiben Sie nicht, dass ein Befund unerheblich oder vertraglich abgegolten ist, solange dazu keine gemeinsame Feststellung und keine konkrete Vertragsklausel im Protokoll festgehalten wird.
Zubehör, Schlüssel und Abschluss
Listen Sie das Zubehör einzeln auf. Dazu zählen alle Schlüssel und Funksender, Ladekabel, Fußmatten, Reserverad oder Pannenset, Warndreieck, Verbandkasten, Betriebsanleitung und mitgegebene Träger oder Netze. Fehlt ein Teil oder liegt es nur einfach vor, gehört genau das in die Liste. Eine pauschale Angabe wie vollständig verhindert später die Nachvollziehbarkeit, weil nicht erkennbar ist, welche Stücke tatsächlich übergeben wurden.
Ordnen Sie Reifen und Felgen getrennt zu. Notieren Sie, welcher Satz montiert ist und ob ein zweiter Satz übergeben wird, einschließlich sichtbarer Felgenschäden und der von der Flanke abgelesenen Größe. Eine allgemeine Bemerkung wie Winterräder vorhanden genügt nicht, wenn später strittig ist, welcher Satz zurückgegeben wurde.
Unterschreiben Sie erst, wenn Fahrzeugdaten, Kilometerstand, Schadensliste und Zubehörliste vollständig und lesbar sind. Nachträgliche Änderungen sollten Datum und Kurzzeichen beider Seiten tragen. Bewahren Sie eine eigene Ausfertigung oder eine vollständige Kopie zusammen mit den Fotos auf. Das Protokoll sichert den festgehaltenen Zustand und ersetzt keine individuelle Prüfung des Leasingvertrags.